Cu avertismentele frecvente despre hackeri și securitatea cibernetică generală, este ușor să treci cu vederea analiza de risc la securitate fizică sau să o amâni, lăsând astfel compania vulnerabilă în fața unor amenințări reale, dar și sancțiuni. Ghidul nostru îți vine în ajutor cu răspunsuri la cele mai frecvente întrebările despre analiza de risc și rolul său în bunul mers al afacerii tale.
Un incident de încălcare a securității fizice poate atrage după sine consecințe grave, pe lângă pierderile de natură financiară, este posibil să fie afectate și imaginea companiei, dar și încrederea consumatorilor. În plus, analiza de risc la securitate fizică este obligatorie prin lege și vei ajunge să achiți și amenzi, în cazul în care lipsește sau nu este actualizată.
Specialiștii Groupama analizează constant o gamă diversă de riscuri și ți-au pregătit toate informațiile pe care trebuie să le știi despre această analiză care urmărește să evalueze cât de expusă este compania ta la riscuri fizice care îi pot afecta activitatea. Scopul fiind de a le diminua prin măsuri de siguranță.
Parcurge ghidul nostru pentru a afla ce este, mai exact, analiza de risc, ce valabilitate are, pentru ce tipuri de companii este obligatorie, cine face analiza și care sunt etapele, cum se stabilesc costurile și alte informații esențiale care îți pot proteja compania.
Ce este analiza de risc la securitate fizică?
Analiza de risc la securitatea fizică este definită de legislație drept un document obligatoriu pentru societățile private, dar și publice, care trebuie să asigure protecția obiectivelor, bunurilor, valorilor şi persoanelor. Mai exact, este condiția necesară pentru depunerea spre avizare a planului de paza al unei companii.
Evaluarea de risc la securitatea fizică este punctul de pornire pentru planul de pază, stabilind nevoile caracteristice spațiului, cum sunt, de exemplu, numărul de paznici, dotările tehnice de pază și alarmare.
Baza legală pentru analiza de risc și normele sale de aplicare sunt prevăzute de:
Specialiștii atrag atenția că analiza are eficiența maximă atunci când este realizată în etapa de organizare și amenajare a spațiului, fiindcă implementarea recomandărilor evaluatorului nu implică modificări și costuri extra. Dacă ți-a scăpat din vedere și analiza de risc la securitate fizică a fost amânată, este momentul să acționezi și să pui lucrurile la punct.
Pentru cine este obligatorie analiza de risc?
Analiza de risc la securitatea fizică este obligatorie pentru toate societățile comerciale, fie că sunt private sau publice, când dețin bunuri sau valori cu orice titlu și sunt obligate să asigure protecția acestora.
- Companiile şi societăţile naţionale cu forme juridice SA, SRL, SCA, SCS, SNC
- Ministerele şi alte instituții publice centrale şi locale
- Institutele naționale de cercetare și dezvoltare
- Alte societăți deținătoare de bunuri sau valori, indiferent de natura capitalului social
Iată ce tipuri de agenți economici trebuie să efectueze analiza de risc la securitatea fizică:
- Băncile și instituțiile financiare nebancare
- Casele de schimb valutar
- Casele de amanet
- Unitățile poștale
- Stațiile de comercializare a carburanților
- Spațiile comerciale cu o suprafață mai mare de 500 mp
- Sălile de jocuri de noroc
- Casieriile furnizorilor de utilități
- Automatele de tranzacții cu numerar din afara sediilor băncilor
- Centrele de procesare a numerarului
- Magazinele de arme și muniții
Orice activitate de pază care nu se bazează pe o analiză de risc este considerată ilegală și poate aduce amenzi de până la 10.000 RON. Aplicarea amenzilor se face de către instituțiile poliției, jandarmeriei, primăriei sau de către împuterniciții legali ai acestora.
Cine face analiza de risc la securitatea fizică?
Analizele de risc la securitatea fizică se realizează de către experți acreditați și incluși în Registrul Național al Evaluatorilor de Risc la Securitatea Fizica.
Există pe piață mai mulți experți, dar și firme specializate care oferă astfel de servicii, le găsești imediat printr-o căutare pe Google. Sau poți apela la recomandări din cercul tău de business, pentru a identifica un evaluator de risc.
Codul CPV pentru analiza de risc la securitate fizică, folosit în sistemul de achiziții publice, este 90711100-5 - Evaluare a riscurilor sau a pericolelor, alta decât cea pentru construcţii.
Pentru a te asigura că alegi un colaborator de încredere, te sfătuim să ai în vedere câteva elemente esențiale, cum sunt:
- Experiența sa în evaluarea de risc specifică tipului de spațiu pe care îl administrezi: punct de lucru, depozit, unitate de producție, etc.
- Numărul analizelor de risc anulate de către instituțiile abilitate prin lege.
- Costul, aici precizarea fiind că prețul cel mai scăzut este, uneori, o alegere care te poate costa scump, pe viitor.
Care este prețul pentru analiza de risc la securitate fizică?
Legea nu reglementează prețuri standard pentru analiza de risc la securitatea fizică, așa că tariful variază în funcție de companie și evaluator.
Costul analizezi se stabilește în funcție de câteva criterii, precum:
- obiectul de activitate al companiei
- suprafața totală și suprafața construită
- numărul angajaților
- valoarea aproximativă a bunurilor de protejat
- zona de amplasare a unității
- măsurile de securitate implementate
- numărul punctelor de lucru/unităților
Care sunt documentele necesare analizei de risc?
Pentru realizarea analizei de risc la securitatea fizică, evaluatorul îți va solicita o serie de documente legale și administrative:
- Actele firmei: certificatul de înregistrare, cel constatator și alte autorizații legale.
- Acte care atestă dreptul de folosință pentru imobil.
- Schite, planuri topografice și cadastrale.
- Contracte pentru servicii de pază, monitorizare și intervenție dar și mentenanță și revizii tehnice ale echipamentelor.
- Proceduri și instrucțiuni de acces, de securitate, de mediu.
- Organigrama structurilor de securitate și situația personalului cu atribuții pe partea de securitate fizică și a informației.
- Planul de management al riscului și cel de training al angajaților.
Care sunt etapele analizei de risc?
Pentru efectuarea analizei, evaluatorul folosește un chestionar pentru a aduna informații despre activitatea companiei și măsurile de securitate deja implementate. În plus, este obligatoriu ca acesta să facă o vizită la unitatea evaluată și sunt de evitat cei care trec peste această etapă și fac evaluarea doar în baza unor fotografii sau schițe trimise online.
Vizita evaluatorului este esențială pentru stabilirea contextului real, a punctelor vulnerabile dar și a metodelor care cresc securitatea. Iată ce implică inspecția spațiului:
- Accesul evaluatorului, alături de un însoțitor al companiei, în toate spațiile unității.
- Accesul la informațiile necesare pentru realizarea documentației sau pentru identificarea vulnerabilităților din securitatea fizică.
- Discuții cu angajații și cu personalul de pază.
- Verificarea dispozitivului de pază și a măsurilor de securitate și monitorizare.
- Verificarea calității imaginilor captate de echipamentele de monitorizare cu circuit închis (TVCI) și a perioadei de stocare a acestora.
- Testarea duratei de răspuns și modul de acțiune al echipei care asigură intervenția specializată în cazul unor incidente.
- Fotografierea elementelor pe care le consideră relevante pentru realizarea documentației și a analizei.
Având deja o serie de documente și propriile observații și constatări din timpul vizitei, evaluatorul trece prin mai multe etape în procesul de evaluare a riscului:
- Stabilirea contextului și identificarea riscurilor, mai exact evaluatorul listează toate evenimentele care pot pune în pericol desfășurarea activității în condiții de siguranță.
- Analiza riscului, este faza în care se iau în considerare urmările și daunele produse de riscurile identificate.
- Estimarea nivelului de risc în baza unei grile de calcul, rezultatul fiind sub forma unui procentaj.
- Tratarea riscului presupune alegerea soluțiilor optime de siguranță, care pot să elimine sau să limiteze factorii de risc.
La final, evaluatorul realizează un raport de evaluare și tratare a riscurilor la securitatea fizică. Administratorul societății va semna acest raport care atestă că acesta a luat la cunoștință recomandările evaluatorului de risc și, mai departe, implementarea măsurilor de siguranță intră strict în atribuțiile companiei.
Dacă arunci o privire peste un model orientativ de analiză de risc, vei observa că procesul se concretizează într-un raport de tipul: compania are un procent de risc de 65% și se încadrează în nivelul Inacceptabil. Măsurile de securitate propuse spre implementare vor plasa compania la nivelul Acceptabil, cu un procent de 51%.
Care este valabilitatea unei analize de risc?
Valabilitatea analizei de risc încetează și este nevoie de revizuirea sa în următoarele situații:
- Dacă au trecut 3 ani de la data întocmirii și asumării acesteia de către administratorul companiei.
- În cel mult 60 de zile de la producerea unui incident de securitate de natură fizică.
Important de reținut în acest caz este că evaluatorul care a întocmit documentația are obligația legală să o refacă, dacă în urma cercetării incidentului reiese că acesta s-a produs ca urmare a unei vulnerabilități neidentificate sau netratate de acesta în raportul de risc.
Dacă este vorba de neimplementarea recomandărilor din raport, atunci costul pentru refacerea analizei de risc este suportat de către companie.
3. În cel mult 30 de zile în cazul în care spațiul a trecut prin modificări arhitecturale, funcționale sau a obiectului de activitate.
Ce alte opțiuni ai pentru a-ți proteja afacerea de riscuri?
Adevărul este că nicio afacere nu este ferită de provocări, iar în lipsa unei strategii de management al riscului, aceste incidente pot pune în pericol continuitatea afacerii tale. Fie că vorbim de incidente ce vizează spațiul, echipamentele, oamenii, efectele se fac simțite în lanț.
Soluția este să te asiguri din timp că vei avea parte de susținere în acele momente de criză. Iar asigurările facultative de afaceri sunt instrumente financiare care îți oferă suportul de care ai nevoie, în diverse scenarii.
În portofoliul Groupama avem o gamă variată de asigurări pentru persoane juridice și fiecare dintre ele protejează un element cheie în cursul general al unei afaceri:
- Asigurări pentru angajați
- Asigurarea privată de sănătate oferă angajaților acces la servicii medicale de calitate ce acoperă componentele de prevenție dar și de diagnostic.
- Asigurarea de sănătate - spitalizare și chirurgie acoperă costurile medicale ce pot să apară ca urmare a unei accidentări sau îmbolnăviri.
- Asigurarea de viață de grup oferă protecție financiară angajaților în cazurile nefericite în care se produc accidente care duc la spitalizare și intervenții medicale, incapacitate temporară de muncă sau chiar deces.
- Asigurarea colectivă de accidente de persoane această poliță preia grija cheltuielilor medicale.
- Asigurarea de călătorii pentru angajați acoperă incidentele care se pot produce în deplasările în interes de serviciu.
- Asigurări pentru clădiri și bunuri
- Prin asigurarea de incendiu și alte calamități ești despăgubit dacă afacerea este afectată de numeroase riscuri precum - incendiu, explozie, inundație, cutremur, vandalism și altele.
- Asigurarea de avarii accidentale ale mașinilor și utilajelor oferă susținere financiară pentru pagubele produse echipamentelor pe care îți bazezi activitatea.
- Prin asigurarea echipamentelor electronice vei fi despăgubit pentru pagube cauzate de numeroase riscuri precum - erori de operare, furt, incendiu, variații de tensiune, inundații și altele.
- Asigurarea CASCO acoperă daunele produse autovehiculelor de calamitățile naturale, dar și multe alte riscuri care se pot transforma în pagube.
- Asigurările de răspundere civilă
- Asigurarea de răspundere civilă generală acoperă situațiile care produc daune materiale sau vătămări corporale unor terțe părți - clienți, angajați, furnizori, etc.
- Asigurarea de răspundere civilă profesională te ajută în cazurile în care aduci prejudicii financiare prin omisiune, eroare sau neglijență profesională.
- Asigurarea civilă de răspundere a administratorilor sau directorilor executivi îți oferă susținere financiară pentru a remedia problemele cauzate de unele decizii de management neinspirate.
Evaluează securitatea fizică a companiei tale cu analiza de risc!
Am ajuns la finalul ghidului nostru și sperăm că am reușit să-ți oferim răspunsuri la întrebările legate de analiza de risc la securitatea fizică și de ce este importantă, chiar obligatorie. Pasul următor este să alegi un evaluator de încredere și să implementezi măsurile de siguranță care se regăsesc în analiza realizată.
Sfatul specialiștilor este să nu aștepți până te confrunți cu o amenințare fizică înainte să efectuezi o evaluare a riscului. Este valabil pentru toate tipuri de riscuri și amenințări la care este expusă compania ta.
Optează pentru viitor asigurat în fața riscurilor, ia legătura cu un consultant Groupama Asigurări.